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ESA est un programme sécurisé pour de nombreux utilisateurs et se base sur le web afin de soutenir les missions diplomatiques en ce qui concerne, par exemple, le processus de demande de visa en ligne, l´enregistrement des citoyens et leurs communications, les procédures de paiement ainsi que des rapports et statistiques.

Ce programme permet d´apporter de réels avantages à un coût très abordable pour les citoyens/visiteurs ainsi que pour l´ambassade, particulièrement pour les missions diplomatiques qui traitent avec de nombreux pays. Cela est rendu possible en gardant pour objectif de mettre en avant les procédures essentielles qui auront un fort impact sur le client.

Points Essentiels

Front Office – Fonctionnalité pour le client

  • Ouvert et accessible au public (citoyens et visiteurs)
  • S´intègre parfaitement au site web de l´ambassade
  • Demande de visa en ligne avec la possibilité de sauvegarder partiellement la demande et de la récupérer ultérieurement
  • Possibilité pour les diasporas de s´enregistrer en ligne auprès de l´ambassade
  • Enregistrement des contacts d´urgence des citoyens avec la mission diplomatique
  • Faire une demande de carte consulaire en ligne
  • Vérification des statuts de toutes les demandes en ligne

Back Office- Pour le personnel de l´ambassade uniquement

  • Portail web protégé et sécurisé, accessible uniquement pour les employés de l´ambassade via le système de sécurité « state of the art security »
  • Demande de visa et de carte consulaire en ligne
  • Suivi et gestion des demandes pour des documents provenant d´autres consulats (passeport, certificats de naissance, de décès, de mariage, permis de conduire et autres)
  • Gestion des relations et de la communication entre les diasporas et les citoyens
  • Elabore des rapports et de nombreuses statistiques sur les citoyens et les demandeurs

les conditions techniques

  • Hébergement web sur un serveur web défini ou par un fournisseur tiers
  • Fonctionne sur Linux ou sur les systèmes d´exploitation de Windows
  • PHP 5.2
  • MySQL 4 ou version plus récente
  • Besoin d’Apache ou IIS en tant que serveur web pour fonctionner

FAQ

  1. Qui utilise ESA (Programmes Destinés aux Ambassades) ?

    La mission diplomatique du Kenya à Berlin utilise le système ESA depuis 2008 pour la gestion de ses citoyens, des newsletters et des contacts. L’ambassade de l´Uganda à Berlin l´utilise aussi depuis 2011 pour la gestion des visas, des citoyens et des diasporas. L´ambassade de la République du Ghana à Berlin utilise actuellement les modules ESA.

  2. Ai-je besoin d´une nouvelle infrastructure ou de matériel informatique afin d´utiliser ESA ?

    Les missions diplomatiques ayant déjà un site web n´auront pas besoin de matériel informatique ou d´une infrastructure particulière pour faire fonctionner ESA dans 90% des cas. ESA se relie habituellement à l´infrastructure de l´hébergeur web disponible (pour lancer PHP et MySQL) afin de fonctionner.

  3. Ai-je besoin d´un nouveau site web pour faire fonctionner ESA ?

    Les missions diplomatiques ayant actuellement un site web n´ont pas besoin d´un nouveau site pour lancer ESA. ESA est conçu pour s´intégrer dans le site web existant et se relie habituellement à l´infrastructure de l´hébergeur web disponible (pour lancer PHP ou MySQL) pour fonctionner
    Parallèlement, Nous pouvons héberger ESA en toute sécurité dans un système Saas (logiciel en tant que service).

  4. A-t-on besoin de remplacer le système existant pour pouvoir faire fonctionner ESA ?

    Non ! ESA est un outil-support pour les processus existants et n´oblige donc pas le personnel à se former pour de nouvelles procédures.

  5. Quelles langues ESA utilisent ?

    ESA est conçu pour être un système multilinguistique. Actuellement, le programme est disponible en Anglais, Allemand, Français et Espagnol pour le Front office.

  6. A ton besoin de compétences particulières pour utiliser le système ?

    Non ! Notre objectif, pour une utilisation simple du programme, a été atteint comme pour yahoo ou hotmail. Aucune compétence informatique supplémentaire n´est requise une fois que le logiciel a été configuré et déployé.

  7. Comment ESA est-il sécurisé ?

    Le programme du front office est ouvert pour une utilisation générale du grand public et ne contient donc aucune donnée sensible. Le back office est lui protégé avec un système de sécurité «state of the art security ». » Les certificats Secure Socket Layer (SSL) sont utilisés pour sécuriser les connections entre le navigateur et le serveur » les noms d´utilisateurs et les mots de passe uniques » Un système d´autorisation et d´approbation limite les droits d´accès de chaque utilisateur vers des domaines bien déterminés » La fonction de traçabilité permet de visualiser les dates et les modifications apportées pour chaque manipulation dans le système.

  8. Quelle est la stratégie pour sécuriser ESA des pertes de données ?

    ESA possède un système de sauvegarde et de restauration des données lors de pertes éventuelles afin de les sauvegarder. maviance se met aussi à votre disposition si une telle situation se produisait.